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Ville de Macamic

  

OFFRE D'EMPLOI

  

Secrétaire administrative

(temps partiel sur appel)

  

  

Sous l'autorité du directeur général, le titulaire de ce poste doit accueillir les personnes qui se présentent dans les bureaux de la municipalité, les diriger vers la personne ou le service approprié et donner des renseignements d'ordre général; utiliser un système téléphonique pour répondre aux appels, les filtrer ou les acheminer, prendre des messages et fournir les renseignements demandés; accomplir d'autres tâches de bureau, telles qu'aller porter et chercher le courrier au bureau de poste, faire le tri et la distribution du courrier, la dactylographie des lettres et des documents demandés sur traitement de texte, faire le classement, recevoir et envoyer des courriels et des télécopies et en assurer la distribution, faire les encaissements au comptoir, faire la paie, préparer les documents, la salle et toutes les nécessités pour les séances du conseil et autres tâches reliées à ce poste

 

La personne retenue devra être disponible sur appel et pour le remplacement de congés, vacances ou autres.

 

Exigences minimales 

 

Secondaire V complété (option commis de bureau, commis-comptable ou secrétariat); écrire correctement le français; pouvoir opérer le système de traitement de texte Word 2007 et autres logiciels informatiques; être polyvalent et en mesure de très bien gérer son stress, user de diplomatie en tout temps et être très discret.

 

Un minimum de 3 années d'expérience est requis.

 

Les conditions de travail, selon l'expérience du candidat et de l'échelle salariale du poste, le tout en fonction de la politique administrative de la municipalité.

 

L'emploi vous intéresse, faites parvenir votre curriculum vitae, au plus tard le 14 août, par la poste ou par courriel :

 

Monsieur Denis Bédard, directeur général

Ville de Macamic

70, rue Principale

Macamic (Québec)  J0Z 2S0

 

Courriel : dbedard.macamic@mrcao.qc.ca

 

 

 

 

 

Description d'emploi

 

 

Titre de l'emploi :                  Secrétaire administrative                              

supérieur immédiat:              Directeur Général

date :                                      2 juillet 2009

 

 

Description sommaire

 

Répond aux appels téléphoniques et aux visiteurs qui se présentent à l'hôtel de ville; traite le courrier de la municipalité et accomplit des tâches de secrétariat et de perception. 

  

 

 

Description des tâches

 

 

1.    Appels téléphoniques et accueil des visiteurs

 

•·      reçoit les appels téléphoniques pour l'hôtel de ville et ses services; répond aux demandes de renseignements et achemine les appels vers la personne concernée; prend les messages au besoin; 

 

•·      loge sur demande des appels téléphoniques locaux et interurbains;

 

•·      accueille correctement et avec politesse les visiteurs à l'hôtel de ville et les dirige, au besoin, vers les personnes ou les services appropriés;

 

•·      fournit diverses informations concernant les services municipaux et transmet les documents mis à sa disposition : documents, cartes, formulaires et autres et répond à toute demande qui pourrait éviter le dérangement inutile des autres employés;

 

 

2.    Traitement de documents

 

•·      voit à ce que le photocopieur et le télécopieur fonctionnent correctement et soient alimentés en papier; effectue l'envoi et la réception des télécopies et des courriels; vérifie les accusés de réception;

 

•·      transcrit, pour tous les employés, les divers documents demandés (factures, tableaux, lettres, budget annuel, etc.) au moyen du traitement de texte, de la dactylo ou du chiffrier électronique;

 

•·      assure le classement de tous les documents selon le calendrier des archives;

 

•·      va poster, reçoit et trie le courrier reçu pour  la municipalité; estampe les lettres avec la date et l'heure de réception ainsi que les autres documents reçus et achemine promptement les lettres et autres documents aux personnes concernées; 

 

•·      peut être appelé à transcrire divers documents et statistiques se rapportant aux droits de mutation et aux factures, etc.; 

 

•·      collabore, lorsque disponible, pour répondre à des confirmations de taxes qui sont demandées et à l'intégration des divers changements d'adresse au système informatique ainsi qu'à la MRC.

 

 

3.    Encaissements et le traitement de la paie

 

•·      assure le service à la clientèle pour l'encaissement des taxes et en tout temps pour les autres revenus à partir de la petite caisse, prépare et effectue les dépôts;

 

•·      prépare et effectue toutes les opérations relatives à la paie, pour les relevés de fin d'année et à la remise des diverses déductions à la source incluant la part de l'employeur;

 

4.    Autres

 

•·      assure le lien avec les transporteurs spécialisés de courrier; assure l'envoi des documents à l'intérieur des délais demandés;

 

•·      prépare tous les documents requis et nécessaires pour les assemblées du conseil municipal et pour toutes les commissions et les divers comités de la municipalité ou à la demande du directeur général ou des autres employés administratifs;

 

 

 

•·      prépare les salles pour la tenue des diverses réunions et ainsi s'assure de voir à ce que le mobilier soit disposé de façon ordonnée tel que demandé ou normalement requis, voit à ce que les documents et les identifications des personnes soient bien disposés, etc.;

 

•·         effectue la location des locaux de la municipalité;

 

•·      prépare le café et ses accessoires, les pichets à eau froide, les verres et autres pour toutes les réunions dont celles du conseil municipal;

 

•·      si l'équipement en place pour les breuvages est défectueux, du lundi au vendredi, prépare en arrivant le matin et en début d'après midi le café et s'assure en tout temps qu'il y ait de la crème ou du lait, du sucre et des bâtonnets;

 

•·      commande la papeterie nécessaire et requise pour le fonctionnement administratif de la municipalité;

 

•·      en cas de besoin, requiert les services externes des fournisseurs de service pour des bris sur les équipements de bureau utilisés;

 

•·      à son départ le midi et à la fin de son quart de travail, s'assure que les portes extérieures de l'hôtel de ville soient bien fermées à clef ;

 

•·      participe par une attitude positive au maintien d'un climat de travail harmonieux  au sein de l'organisation;

 

•·      exécute toutes autres tâches connexes demandées par son supérieur et celles non énumérées ici et étant déjà de la responsabilité de la secrétaire administrative en poste;

 

 

 

 

Cette définition des tâches est en analyse actuellement et pourrait faire l'objet de modifications éventuellement, et ce, à la seule discrétion de l'employeur et en fonction des besoins de la municipalité.